Mit Hilfe von intelligentem Zeitmanagement können wir etwas Ruhe in unseren Alltag bringen. Nichts ist tödlicher für unser Wohlbefinden als geradezu im Chaos zu versinken.
Wir von Boss of my life, möchten dir daher einige Tools und Methoden an die Hand geben, die dir dabei helfen deine Zeit sinnvoller aufzuteilen, um so mehr Ruhe im Arbeitsalltag als auch im Privaten zu haben.
Zeitmanagement - Methoden und Tools
Das Eisenhower-Prinzip
Bei dem Eisenhower-Prinzip werden die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden. Diese Methode hilft uns dabei unsere Aufgaben zu priorisieren.
Definition Wichtigkeit
Frage dich, ob dich die Aufgabe deinem eigentlichen Ziel näher bringt. Wenn ja, dann ist diese Aufgabe als wichtig anzusehen.
Definition Dringlichkeit
Gibt es für die Aufgabe eine fixe Deadline in nächster Zukunft? Trifft dieser Punkt zu, dann ist diese als dringlich anzusehen.
Wichtig + dringlich
Diese Aufgaben haben die höchste Priorität und sollten sofort erledigt werden.
Wichtig + nicht dringlich
Die Dringlichkeit ist zwar nicht ganz so hoch, allerdings sollten diese dennoch sinnvoll eingeplant werden.
Unwichtig + dringlich
Nehmen die Aufgaben weniger als 5 Minuten in Anspruch, erledige sie sofort. Ist dies nicht der Fall, versuche die Aufgaben zu delegieren oder outzusourcen.
Unwichtig und nicht dringlich
Alle Aufgaben die sich hier wiederfinden, sind regelrechte Zeitfresser. Versuche diese Aufgaben wegzulassen.
Das Pareto-Prinzip
Dieses Prinzip ist für all die Perfektionisten unter uns und dabei nehme ich mich nicht aus 😉
Man kann sich wirklich stundenlang mit einer Aufgabe beschäftigen, um ihr den letzten Schliff zu verpassen. Das Problem daran: uns fehlt die Zeit für andere Aufgaben, was wiederum zu Stress führen kann.
Laut dem Pareto-Prinzip erreichen wir mit 20% der Arbeit 80% der Ergebnisse.
Wenn du dieses Prinzip anwendest, verlierst du dich nicht mehr in Details und hast mehr Zeit für deine anderen Aufgaben. Probiere es mal aus. Ich wollte es am Anfang selbst nicht glauben, aber es funktioniert tatsächlich.
Eat the frog
„Müde macht uns die Arbeit, die wir liegen lassen, nicht die, die wir tun.“ – Marie von Ebner-Eschenbach
Leidest du manchmal auch an Aufschieberitis oder drückst dich vor unangenehmen Aufgaben? Aufgeschobene Aufgaben können regelrechte Energiefresser sein, da wir sie permanent im Hinterkopf haben. Entsprechend bleiben wir weiterhin angespannt, obwohl wir uns mit anderen Aufgaben beschäftigen und diese abarbeiten.
Bei „Eat the frog“ geht es darum die unangenehmste und wichtigste Aufgabe direkt als erstes zu erledigen.
Diese Methode führt zu einer enormen Entlastung und setzt Energie frei, die du für andere Dinge nutzen kannst.
Find the elephant
Wie der Name es bereits erahnen lässt, befinden wir uns hier auf der Suche nach unserem persönlichen Elefanten.
Auf unseren To-Do-Listen befinden sich des Öfteren Aufgaben, deren zeitliches Ausmaß auf den ersten Blick nicht direkt ersichtlich ist.
Um diese To-Dos zu identifizieren, werden bei dieser Methode die einzelnen Schritte aufgelistet, die notwendig sind, um die Aufgabe zu erfüllen.
So merkt man relativ schnell, welche unserer Aufgaben in Wahrheit regelrechte Mammut-Aufgaben sind. Hast du einen solchen Elefanten auf deiner Liste, gehe diese nochmals durch und wende das Eisenhower-Prinzip an. Vielleicht kannst du ja auch eine Scheibe von deinem Elefanten an jemanden abgeben, sodass ihr gemeinsam daran arbeitet und du entsprechend entlastet wirst.
To-Do-Liste
Die To-Do-Liste ist einfach ein Klassiker der Zeitmanagement-Methoden. Lena und ich sind selbst rege Nutzer dieser Methode.
Versuche allerdings beim Schreiben der To-Do-Liste ein paar Dinge zu beachten.
- Mache dir eine realistische To-Do-Liste pro Tag
- Versuche die To-Dos thematisch zu gliedern
- Mache dir bereits beim Schreiben Gedanken, wann du über den Tag verteilt, die Aufgaben abarbeiten möchtest und sortiere sie entsprechend.
10-Minuten-To-Do-Liste
Die 10-Minuten-To-Do-Liste ist eine Art Erweiterung der klassischen To-Do-Liste. Allerdings mit einem entschleunigenden Effekt.
Schreibe im ersten Schritt alle To-Dos wie gewohnt nieder. Wenn du alle To-Dos erfasst hast, schreibe hinter jedes To-Do einen entsprechenden Zeitaufwand. Im dritten und letzten Schritt, addiere überall 10 Minuten.
So werden beispielsweise aus 5 Minuten Kaffee trinken, 15 Minuten Kaffee trinken. Oder aus 5 Minuten E-Mail schreiben, 15 Minuten. Dies führt dazu, dass du die Aufgaben wieder mit einer gewissen Ruhe und Sorgfalt angehst und sich so beispielsweise weniger Fehler einschleichen können und du etwas entspannter bist.
Not-To-Do-Liste
Jetzt mal ehrlich, wer lässt sich nicht gerne von Instagram, Facebook, youtube und Co. ablenken? Das Problem daran ist nur, dass das heimliche Zeitfresser sind.
Wenn du produktiv arbeiten möchtest, schreibe dir eine Liste mit all den Dingen, die du nicht tun möchtest.
Beispielsweise
- Zeit auf Instagram und youtube verbringen
- Termine spontan zusagen
- Zu spät schlafen gehen
- …
Platziere die Liste so, dass du sie immer im Blick hast. Du musst die Liste übrigens nicht jeden Tag neu schreiben.
60-40-Methode
Wenn ich eines in all den Jahren im Projektmanagement gelernt habe, dann das Planung ohne Puffer nichts ist. Ein Tag läuft leider selten wie geplant.
Versuche daher 60% deiner Zeit zu verplanen. Bei einem Arbeitstag von 8 Stunden entspricht das 5 Stunden. Die restlichen 3 Stunden (40%) sind reserviert für Aufgaben die etwas länger benötigen, als ursprünglich geplant, unerwartete Aufgaben bzw. Aufgaben, die du mal zwischendurch erledigen kannst.
Alpen-Methode
Diese Methode hilft dir dabei deine Aufgaben zu strukturieren, zu priorisieren und korrekt einzuplanen. Hört sich doch charmant an, oder?
- A = Aufgaben notieren
Notiere alles, was ansteht - L = Länge schätzen
Achte darauf die Zeit realistisch einzuschätzen - P = Puffer
Denke daran eine gewisse Pufferzeit mit einzuplanen. Eine gute Faustregel ist 60 % der Zeit zu verplanen und 40% deiner Zeit als Puffer zu sehen. - E = Entscheidungen treffen
Hier kommt wieder die Eisenhower-Methode ins Spiel. Priorisiere deine Aufgaben. - N = Nachkontrolle
Kontrolliere am Ende des Tages nochmals deine Liste. Hast du alles geschafft, was du dir vorgenommen hast oder nicht? Wenn nicht, woran lag es und was kannst du beim nächsten Mal besser machen?
- A = Aufgaben notieren
Durch das konstante Tracking hilft diese Methode dir dabei, dein Zeitmanagement kontinuierlich zu verbessern.
ABC-Analyse
Ähnlich wie bei dem Eisenhower-Prinzip, hilft dir dieses System dabei die wichtigen von den unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.
- A-Aufgaben = sehr wichtig
Erledige diese Aufgaben so schnell wie möglich - B-Aufgaben = wichtig
Versuche die Aufgaben zum Teil zu delegieren - C-Aufgaben = weniger wichtig
Plane diese Aufgaben für später ein oder lasse sie weg
- A-Aufgaben = sehr wichtig
Pomodoro-Technik
Diese Zeitmanagement-Technik erfordert etwas Selbstdisziplin. Bei dieser Methode gibt es feste Zeiträume in denen gearbeitet wird und Pausen gemacht werden.
Um es einmal konkret zu machen, es gibt 30-Minuten-Fenster. Dabei werden 25 Minuten für konzentriertes Arbeiten und 5 Minuten für eine kleine Pause genutzt.
Nach vier Intervallen (2 Stunden) sollte eine Pause von 15-20 Minuten eingelegt werden.
Achte darauf, dass du auch wirklich eine Pause einlegst, bei der dein Kopf kurz zur Ruhe kommt. Trinke beispielsweise in Ruhe eine Tasse Kaffee, ohne nebenher die Instagram-Posts zu checken oder lasse einfach deinen Blick schweifen und schaue zum Fenster raus.
Übrigens gibt es einige Pomodoro-Apps, bei denen die Zeitintervalle individuell eingestellt werden können.
Kanban-Board
Die Kanban-Methode stammt ursprünglich aus der Autoindustrie und ist inzwischen aus den Büros nicht mehr wegzudenken. Im Prinzip ist es eine horizontale To-Do-Liste, die einen Prozess von der Planung bis zur Realisierung abbildet.
Ein klassisches Board hat dabei vier Spalten.
- Waiting
- To-Do
- Doing
- Done
In der Waiting-Spalte befinden sich alle geplanten Aufgaben. Hier kann bereits eine erste Priorisierung der Aufgaben vorgenommen werden.
In der To-Do-Spalte finden sich alle Aufgaben wieder, die erledigt werden müssen.
Alle Aufgaben die sich in der Spalte Doing befinden, sind aktuell in Bearbeitung.
Achte bitte darauf, dass du nicht all zu viele Aufgaben parallel in dieser Spalte hast. In der Regel wird hier eine maximale Anzahl definiert, die nicht überschritten werden sollte. Das schadet nur dem Workflow.
In der Spalte Done, befinden sich abschließend alle Aufgaben die erledigt wurden.
Diese Methode kannst du alleine sowie im Team anwenden.
Hilfreiche Tools
- Trello
- Jira
- Asana
SCRUM-Board
Seit ich selbst als Product Owner und Scrum Master unterwegs war, bin ich ein großer Fan von dieser Methode.
Die SCRUM-Methode ist gegenüber Kanban die komplexere Option. Sie legt Rollen fest und formalisiert das Anforderungsmanagement. Im Prinzip ist es aber ebenfalls eine horizontale To-Do-Liste. Nur etwas komplexer.
Die Aufgaben werden bei dieser Methode in so kleine Teile zerlegt, sodass sie innerhalb von einem Sprint abgeschlossen werden können. Ein Sprint entspricht beispielsweise einen Zeitraum von 3 Wochen.
Ein klassisches Board hat dabei die nachfolgenden Spalten:
- Backlog
- Sprint Backlog
- Work in Progress
- Waiting for Acceptance
- Done
Im Backlog werden alle projektbezogenen Aufgaben gesammelt.
Im Sprint-Backlog befinden sich alle To-Dos, die für den aktuellen Sprint relevant sind. Alle Teammitglieder bedienen sich hier selbstständig.
Die Spalte Work in Progress, beinhaltet alle Tasks, die aktuell bearbeitet werden.
Eine Grundregel von Scrum ist, dass die To-Dos, bevor sie auf Done gesetzt werden, nochmals geprüft werden, ob alle Anforderungskriterien erfüllt wurden.
Trifft dies zu, werden die Tasks im letzten Schritt in die Spalte Done geschoben.
Hilfreiche Tools
- Jira
- Asana
Übrigens findet sich in der Praxis oftmals eine Mischung aus Kanban und Scrum wieder.
10-10-10-Methode
Diese Methode ist eine Methode um Entscheidungen zu treffen. Stelle dir folgende Frage, wenn du dich das nächste Mal entscheiden musst.
Welche Konsequenzen hat meine Entscheidung?
- in 10 Minuten?
- in 10 Monaten?
- in 10 Jahren?
Das soll dir dabei helfen eine gewisse Distanz zu wahren und Entscheidungen rational zu treffen.
Wir hoffen bei unserer Auflistung der diversen Zeitmanagement-Tools und -Methoden ist etwas Passendes für dich dabei.
Probiere doch einfach mal die eine oder andere Technik aus und lasse uns wissen, wie es dir damit ergangen ist. Vielleicht kennst du auch noch weitere Tools und Methoden die wir hier unbedingt aufführen sollten. Wenn ja, lass uns einfach einen Kommentar da oder schreibe uns eine E-Mail. Wir freuen uns darauf von dir zu hören!